Организация фотосъёмки в учреждении образования: пошаговый алгоритм

Фотосъемка в учреждении образования может проводиться:

• по инициативе родителей (как правило, по случаю последнего звонка, выпускного бала и иных праздничных мероприятий);
• по инициативе администрации учреждения образования.

При наличии на внебюджетном счете школы (училища) достаточной суммы денежных средств попечительского совета для приобретения услуг, оказываемых фотографом, администрации учреждения образования необходимо совершить ряд действий, а именно:

• известить родителей о планируемом мероприятии (как в случаях проведения фотосъемки по инициативе родителей, так и в случае проведения такой съемки по инициативе администрации школы);
• организовать и принять участие в собрании попечительского совета;
• согласовать проведение фотосъемки со всеми заинтересованными должностными лицами;
• организовать заключение договора на оказание услуг фотографом;
• оформить и передать необходимые документы в отдел образования для заключения договора с фотографом на проведение фотосъемки;
• после проведения фотосъемки необходимо принять выполненные работы и подписать акт сдачи-приемки выполненных работ.

Рассмотрим данные шаги более подробно.

Алгоритм действий  по организации фотосъемки в школе

Шаг 1. Извещение родителей о планируемом мероприятии

Родители детей, которые будут принимать участие в фотосъемке, должны быть извещены, что ребенка будут фотографировать, и от них должно быть получено согласие на фотосъемку.

Известить родителей о проведении фотосъемки можно путем вывешивания соответствующего объявления на информационной доске. Кроме того, необходимо получить от каждого родителя согласие или несогласие на участие ребенка в мероприятии (во избежание сомнений желательно, чтобы это согласие или несогласие было выражено в письменном виде).

Шаг 2. Организовать и принять участие в собрании попечительского совета училища

Исходя из принципа свободы заключения договоров, заказчиками услуг исполнителей (фотографа, аниматора и т. д.) могут выступать как администрация училища, так и родители. Здесь администрации учреждения образования и членам попечительского совета важно обсудить и прийти к единому мнению по предлагаемым кандидатурам исполнителей (фотографов, аниматоров). Для этого следует ознакомиться с их работами (портфолио), опросить заказчиков, которые ранее уже обращались к этим исполнителям, и узнать их отзывы по срокам, цене, качеству работы и т. д.

Шаг 3. Проверить, чтобы проведение фотосъёмки не нарушало образовательного процесса

Администрация учреждения образования несёт ответственность за то, что происходит на его территории, поэтому директор должен оценить, будет ли предлагаемая фотосъемка мешать образовательному процессу, нарушать санитарные требования и т. п. Также нужно будет оценить кандидатуру фотографа, предложенную родителями, проверить его правоустанавливающие документы для правильного оформления и законного допуска его на территорию учреждения образования.

Администрация учреждения образования должна проверить возможность проведения фотосъемки, а именно:

1) проведение фото- и видеосъемок детей не должно мешать воспитательному и образовательному процессам;

2) фотограф должен иметь право на осуществление деятельности по оказанию услуг фотографирования.

В настоящее время осуществлять фотосъемку и изготовление фотографий вправе следующие физлица:

• зарегистрированные в качестве ИП, что подтверждается свидетельством о госрегистрации ИП;
• без регистрации предпринимательской деятельности (п. 1 ст. 1 ГК). Подтверждением права физлица осуществлять фотосъемку в таком случае будет уплата единого налога по указанному виду деятельности до осуществления съемки (подп. 3.1.28 п. 3 ст. 337 Налогового кодекса Республики Беларусь);

3) о том, что ребенка будут фотографировать, извещены родители, получено их согласие.

В случае если имеются обоснованные (согласно законодательству) препятствия для проведения фотосъемки, директор вправе отказать в ее проведении.

Шаг 4. Оформить необходимые документы и проконтролировать заключение договора с фотографом

В некоторых случаях самому фотографу необходимо обращаться в отдел образования, спорта и туризма для получения разрешения на проведение фотосъемки. Следует отметить, что нормативный акт, регулирующий порядок получения такого разрешения, отсутствует, и необходимо учитывать особенности получения разрешения в отделе каждого конкретного района.

На практике для получения такого разрешения фотографу нужно прийти в отдел по образованию и написать заявление на имя начальника. Если фотограф является ИП, он представляет документ о регистрации и в этот же день получает разрешение на фотосъемку, которое будет действительно в течение всего года. Если фотограф является физическим лицом, он получает разрешение на съемку на основании квитанции об оплате единого налога.

Фотосъемка детей осуществляется, как правило, на основании договора бытового подряда или договора на оказание услуг по фотосъемке.

В настоящее время такой договор должен заключаться между фотографом и родителями детей (либо представителем, надлежаще уполномоченным родителями на заключение такого договора) с учетом условий, установленных ГК для договоров бытового подряда или возмездного оказания услуг. С администрацией училища необходимо согласовать дату и время проведения съемки (сделать это может родительский комитет).

Во избежание возможных разногласий предпочтительнее (но не обязательно) заключать трехсторонний договор, где сторонами будут выступать учреждение образования, фотограф и представитель, надлежаще уполномоченный родителями на заключение этого договора.

В договоре, как правило, должны быть отражены:

• точное и полное имя (наименование), а также сведения о сторонах договора (реквизиты, ссылки на свидетельство о государственной регистрации и т. д.);
• дата заключения договора;
• место заключения договора;
• предмет договора (наименование услуги с детализацией составляющих этой услуги, при фотосъемке — количество фотоснимков, их обработка и т. д.) с приложением к договору задания заказчика с подробным описанием требований к заказываемой услуге;
• стоимость услуги (в соответствии с прилагаемой к договору сметой) и порядок расчетов;
• порядок оказания услуги (место, время, срок изготовления фотографий — при оказании услуг фотосъемки и т. д.);
• имущественная ответственность сторон;
• срок действия договора;
• порядок изменения и расторжения договора;
• иные не противоречащие законодательству Республики Беларусь условия, которые стороны признают необходимым предусмотреть в договоре. В частности, для услуг фотосъемки целесообразно предусмотреть в договоре пункт, содержащий порядок действий при изготовлении фотографий ненадлежащего качества. Например, если родителей не устроит качество готовых фотографий, они будут подлежать возврату без оплаты, а некачественные фотографии и все копии такой фотографии, если таковые имеются, будут уничтожены (удалены, стерты) с носителя, на который они были записаны, либо будет уничтожен носитель информации, если с него невозможно стереть подобную фотографию. Также стороны вправе внести в условия договора требование о том, чтобы фотографии нигде более не были опубликованы фотографом (например, в его портфолио);
• надлежащие собственноручные подписи сторон или лиц, уполномоченных на подписание договора от их имени.

Договор считается заключенным, когда между сторонами согласованы все существенные условия. При несогласованности (или отсутствии) в договоре указанных условий он признается незаключенным.

Шаг 5. Передать документы в отдел образования и заключить договор аренды помещения для проведения фотосъемки

После получения согласия администрации учреждения образования необходимые документы передаются в местный отдел образования.

Четкого перечня таких документов законодательством не установлено. Однако, исходя из практики, необходимо представить следующие документы:

• документы на оплату услуг фотографа (платежное поручение, счет-фактуру и т. п.) в случае, если производится предоплата;
• договор на оказание соответствующих услуг по фотосъемке;
• выписку из протокола общего собрания (в подтверждение принятого решения попечительского совета на использование внебюджетных денежных средств).

В случаях, когда помещение учреждения образования будет использоваться для съемок в свободное от занятий время, необходимо заключение договора аренды на время фотосъемки.

Помещения училища для проведения фотосъемки предоставляет в аренду местный отдел образования. Для этого заключается договор на почасовую аренду помещения для проведения фото-, видеосъемки.

Имущество (в т. ч. помещения) учреждений образования принадлежит местным исполнительным комитетам и отделам образования местных исполнительных комитетов и закрепляется за учреждением образования на праве оперативного управления. В связи с этим в силу норм ст. 579 ГК руководители учреждениями образования не являются собственниками помещений, в которых располагается школа (училище), и, соответственно, не вправе самостоятельно сдавать государственную (ведомственную) собственность в аренду.

Денежные средства за аренду перечисляются на счет отдела образования, а не учреждения образования.

Шаг. 6. Провести фотосъемку, принять результат работы фотографа и подписать акт сдачи-приемки

В целях обеспечения безопасности учащихся администрация учреждения образования обязана обеспечить присутствие педагога при проведении фотосъемки. Кроме этого, необходимо проконтролировать, чтобы в фотосъемке не принимали участие дети, родители которых не дали на нее согласия.

После выполнения фотографом своих обязательств по договору (например, передача фотоснимков и (или) альбома, в т. ч. на цифровых носителях) и при отсутствии претензий к качеству оказанной услуги руководителю учреждения образования необходимо подписать акт сдачи-приемки оказанных услуг. Затем акт сдачи-приемки надо представить в бухгалтерию районного (областного) отдела образования для оплаты, если оплата в соответствии с условиями договора на оказание услуг производится по факту оказания таких услуг.